Cómo seleccionar el mejor software de RRHH
El proceso de transformación digital de la función de RRHH, es complejo y continuo en el tiempo, requiere comenzar por la implantación de una cultura que fomente la innovación y alinea a las personas con los objetivos de la organización para terminar integrando la tecnología en la organización con el objetivo de mejorar su eficiencia y asegurar su supervivencia en el tiempo.
La adopción de la tecnología que asegure el éxito del proceso requiere de las siguientes fases:
Un error muy común es centrarse directamente en las dos últimas fases, plan de proyecto e implantación, dedicando muy poco esfuerzo a seleccionar el software que mejor se adapte a la empresa, considerando que el más común del sector o el que más éxito tenga en ese momento es la mejor elección.
Una parte muy importante del proceso de TD de la función de RRHH recae sobre la selección de los softwares que mejor resuelvan los retos y objetivos de la organización. Por ello en este post me voy a centrar en la metodología que nos permita tener éxito en el proyecto de seleccionar el mejor software.
Metodología de selección de software
Recopilar requisitos
El primer paso es elaborar con todos los implicados (RRHH,IT,Negocio) los requerimientos tanto funcionales como no funcionales que deben evaluarse en la selección del software.
En un post anterior “Seis dimensiones para seleccionar el mejor software de RRHH” recomendaba las seis dimensiones a evaluar mediante la fijación de requerimientos.
Las distintas dimensiones y requerimientos deben de ser ponderados según su importancia relativa en el proceso de selección.
Emitir RFI
El siguiente paso es acordar una lista de proveedores de software potenciales, posteriormente se les envía una RFI (Request For Information)para valorar su idoneidad como plataforma tecnológica y proveedor:
- Proveedor y solución testada: debe ser una plataforma testada, ágil y escalable, y que no requiera una sobrecarga significativa en términos de infraestructura o administración del área de IT.
- Enfoque de implantación: se requiere una transparencia total de los costes del software y de implantación, así como de la dedicación del equipo interno de IT.
- Ajuste funcional: en que medida el software es capaz de cubrir los requerimientos funcionales del área de RRHH.
- Flexibilidad y escalabilidad: La capacidad de integrarse con aplicaciones de terceros y la flexibilidad para desarrollar funcionalidades a medida.
- Soporte multilingüe: que soporte los idiomas locales de los países donde opera la organización.
- Localizaciones: debe soporta los requisitos y practicas locales de los países en los que opera la organización.
- Cumplimiento normativo: cumplimiento de la normativa vigente en cada país donde opera la organización.
Evaluar la respuesta de los fabricantes
Una vez los fabricantes envían la información solicitada, es analizada en función de los criterios de evaluación fijados. Si fuera necesario mayor nivel de detalle o aclaraciones en alguno de los puntos se solicita información adicional a los fabricantes.
Las puntuaciones se consolidan dando como resultado una puntuación en cada una de las dimensiones evaluadas, pudiéndose representar mediante un mapa de calor (rojo, ámbar y verde).
Referencias y demos de producto
Se recomiendo solicitar a los proveedores al menos dos referencias de clientes que estén utilizando actualmente el software en producción.
En las reuniones con los clientes actuales de software se trata de obtener la siguiente información:
- Limitaciones del software
- Valor entregado
- Satisfacción general
- Calidad del soporte técnico
- Facilidad de implantación y despliegue
Otro aspecto importante en la selección del software es la realización de las demos de producto, donde se recomienda preparar casos de uso, con aquellos aspectos que son fundamentales para la organización, de tal manera que se pueda ver en real que opciones da el software para cubrir los principales requerimientos.
Modelo de coste
Se solicita a los proveedores que proporcionen un desglose de los costes durante los años de duración del contrato (normalmente 3 o 5 años), licencias de software, hardware, alojamiento, soporte, mantenimientos y actualizaciones y cualquier otro coste que conlleve el proyecto.
Informe de evaluación de proveedores
Como resultado final se elabora un informe donde se resume los resultados del proceso de selección por proveedor y se identifica el proveedor de software que más se adapta a las necesidades de la organización.
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