Seis dimensiones para seleccionar el mejor software de RRHH

 

Como consultor en la transformación digital de la función de RRHH continuamente me preguntan, cual es el mejor software de RRHH y mi respuesta es siempre la misma, depende. No existe – en líneas generales – un software mejor y otro peor, sino que hay que encontrar aquel que mejor se adapta a las necesidades de la organización. 

 

En la ultima década los softwares para el área de RRHH han experimentado una gran evolución con la aparición de nuevas aplicaciones en la modalidad de SaaS (Software as a Services), es decir en la modalidad de software como servicio. 

 

Las organizaciones pagan no por comprar la aplicación y alojarla en sus servidores, sino por poder usar el software que se encuentra alojado en los servidores del fabricante del mismo. 

 

Una de las principales características de estas aplicaciones es que ya tienen desarrollada la funcionalidad y los proyectos se basan principalmente en adaptarla a las necesidades de la organización, integrarla con el resto de ecosistemas de aplicaciones y realizar la carga de datos. Por lo general – aunque en los últimos años están desarrollando plataformas de desarrollo – estas aplicaciones no permiten desarrollar nueva funcionalidad como ocurría con las aplicaciones on-premise (aquellas que compras la propiedad del software y alojas en los servidores de la organización). 

 

Esta evolución tecnológica ha tenido un impacto muy importante en el proceso de compra: 

• Ahora es la Direción de RRHH la que decide las soluciones de RRHH, cuando históricamente el CIO junto con la Dirección financiera seleccionaban el ERP para la organización y RRHH tenia que ver como adaptaba la funcionalidad que traía en RRHH a sus necesidades. 
• El hecho de no poder desarrollas nueva funcionalidad, motiva que sea mas importante que nunca, dedicar tiempo a seleccionar aquella aplicación que mejor se adapta a las necesidades de nuestra organización. 

Mi recomendación en un proceso de transformación digital de RRHH es invertir esfuerzos en realizar una fase de selección del software, donde evaluar las siguientes dimensiones: 

1.    Estratégica 

 

Se deben evaluar aquellas características de los softwares de RRHH que determinan su alineamiento con los objetivos estratégicos de la organización, sistemas y recursos humanos. 

 

Si la organización, dentro de su estrategia, tiene previsto su expansión en una determinada área geográfica, debe evaluarse la localización de los softwares en esas áreas geográficas. Igualmente si desde sistemas se considera estratégico la migración de los sistemas al cloud, debe contemplarse en el proceso de selección. 

 

2.    Negocio 

 

Es uno de los puntos mas importantes, determinar las capacidades de los softwares para adaptarse a los requerimientos de cada uno de los procesos de RRHH mas representativos, necesarios para dar respuesta a las necesidades del negocio. 

 

No existe ningún software que se adapte al 100% a las necesidades de una organización, por ello el primer paso es identificar cuales son los procesos claves de RRHH, aquellos que, por la tipología del negocio, son los mas importantes y centrarse en asegurar que los mismos estén cubiertos por el software seleccionado. 

 

La mayoría de softwares de RRHH nacieron como solución de nicho (selección, desempeño, formación, etc…) y posteriormente fueron ampliando su funcionalidad, como consecuencia de ello, suelen tener una mayor funcionalidad en los módulos originarios. 

 

3.    Adecuación funcional 

 

Hay que evaluar las características funcionales de los distintos softwares ya que influyen mucho en la adecuación de los usuarios a las herramientas desde el punto de vista de “Adaptabilidad”, tales como la interfaz gráfica, si es multilenguaje, si contiene una gestión multicompañía y Multimoneda, así como la flexibilidad en la determinación de roles y seguridad de accesos 

 

4.    Adecuación técnica 

 

Debe evaluarse las capacidades de la organización para asumir el análisis, diseño, desarrollo, despliegue y soporte de cada uno de los softwares, de nada vale tener la mejor funcionalidad sino se dispone tanto dentro como fuera de la organización de la capacidad para implantarla.  

 

También se debe evaluar la capacidad de los softwares para acompañar a la organización en su crecimiento, pudiendo ser escalable tanto en numero de empleados como en funcionalidades sin que ello impacte en la calidad del servicio ofrecido. 

 

5.    Reporting 

 

Esta dimensión cada día adquiere mayor relevancia por una parte hay que evaluar la capacidad que el software tiene para la explotación de la información, en términos de velocidad, homogeneización, calidad, fiabilidad y minimización de tiempos y esfuerzos y por otra su capacidad de integración con las herramientas de reporte corporativas que permiten cruzar y analizar datos globales de la organización. 

 

6.    Otros 

 

En esta dimensión evaluaríamos aspectos como: 

• Solvencia del fabricante del software, es fundamental contar con la compañía de un socio que asegure la futura evolución funcional y tecnológica de la solución. 
• Que se pueda integrar con el resto de aplicaciones que forman el ecosistema tecnológico de la aplicación. 
• Tecnología sobre la cual esta desarrollado el software