Principales beneficios de la administración de personal en la nube

 

Tanto la administración de personal como el cálculo de la nómina son funciones muy administrativas, que suelen caer dentro del área de RRHH por la sensibilidad de los datos, pero que tendría todo su sentido que se encontraran dentro de un área administrativa o incluso en el área financiera.

 

Estas dos funciones suelen estar condicionadas por los requerimientos legales y no aportan un gran beneficio a las organizaciones, por ello, la práctica habitual es intentar mejorar su eficiencia, gastando lo mínimo posible para que funcionen correctamente y sobre todo cumplan todos los requerimientos legales.

 

Esta situación está provocando que muchas organizaciones sigan utilizando para la administración de personal, sistemas obsoletos en lugar de utilizar el potencial de las nuevas soluciones en la modalidad SaaS (Software as a Services), es decir en la modalidad de software como servicio.

 

Sin embargo, esta nueva generación de aplicaciones de RRHH pueden aportar grandes ventajas a la función de administración de personal, haciendo rentable su implantación en las organizaciones:

 

Base de datos única

 

Una base de datos única que tenga toda la información de todas las personas que trabajan en la organización, con independencia de su localización geográfica o societaria.

 

Aunque parezca extraño uno de los principales problemas que tienen las grandes organizaciones es saber en tiempo real cuántos empleados tienen en el grupo, con independencia de su localización geográfica.

 

Esta situación deriva de que el sistema de administración de personal suele estar muy ligado al sistema de nómina, que tiene un fuerte componente legal por país, por lo que es muy habitual tener un sistema diferente en cada país y realizar el reporte mediante integraciones con sistemas de Business Intelligence (BI). Cuando se trata de países con muchos empleados los sistemas de nómina suelen permitir estas integraciones, pero cuando se trata de países con menos empleados, se suelen utilizar software o sistemas de terceros que no hacen posible estas integraciones en tiempo real.

 

 

Homogeneización de los datos

 

Ya no se trata solo de tener todos los datos de los empleados en una sola base de datos, sino de tenerlos homogeneizados, tener la misma información de todos los empleados en el mismo formato y que además signifiquen lo mismo.

 

Pondré un ejemplo para tratar de explicarlo mejor, en todos los sistemas de administración de personal existe el campo antigüedad, ahora bien, en unos sistemas es la del primer día que la persona trabajo en la organización, en otros es la fecha reconocida a efectos legales (desvinculación), en otros la fecha para calcular el plus de antigüedad, etc. Por lo que se hace imposible sacar conclusiones partiendo del mismo dato en diferentes sistemas.

 

 

Informes

 

Esta ventaja deriva de las dos anteriores, pero sin duda es clave en un entorno tan cambiante como en el que nos encontramos, el disponer en tiempo real de información fiable, de calidad que nos permita tomar decisiones no en base a sensaciones sino en base a datos.

 

Todas las soluciones de última generación de RRHH disponen de herramientas muy potentes para el análisis de los datos, con la característica de su fácil usabilidad, de tal forma que los managers y directivos pueden obtener directamente la información que necesitan sin necesidad de apoyo técnico.

 

Autoservicio del empleado

 

El disponer de un moderno autoservicio del empleado tiene importantes ventajas:

 

  • Mejora la experiencia del empleado: al tener toda su información disponible en un único sitio sin tener que cambiar o buscar entre diferentes aplicaciones.
  • No solo se trata de tener acceso a la información sino de poder realizar gestiones como, solicitud de cambio de cuenta bancaria, petición de permisos, acceso a certificados, etc.
  • Mejora la calidad del dato, ya que los empleados tienen acceso a su información y pueden cambiar o reportar aquella que sea errónea.
  • Mejora la eficiencia de la función de RRHH, al no tener que dedicar tiempo y recursos a actividades que pueden hace directamente los empleados, como son, actualizar sus datos o tener acceso al recibo de salarios.


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