Qué hacer y no hacer en la implantación de un software de RRHH


Todo proceso de transformación digital (TD) de la función de RRHH requiere de la utilización de la tecnología, de nada nos vale tener las mejores políticas y procesos de RRHH sino tenemos una tecnología que los soporte. Para ello el primer paso es seleccionar el mejor software para nuestra organización una vez seleccionado el software el siguiente paso es su implantación. 

 

Muchos proyectos de TD de la función de RRHH fracasan o no llegan a conseguir convertir a RRHH en un verdadero partner del negocio. Fruto de mi experiencia en múltiples proyectos de implantación de software de RRHH, comparto con vosotros aquellas actividades que considero que hay que hacer y aquellas que no en cada fase: 



Antes de empezar el proyecto 

  

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Asegurar que el objetivo y visión del porqué del proyecto se entiende y comparte claramente por la dirección 
  • Rediseñar, estandarizar y documentar el estado actual (AS Is) antes de seleccionar un software 
  • Dedicar los esfuerzos necesarios para seleccionar el software que mejor se adapte a la organización 
  • Considerar que todos los softwares son iguales y que el principal factor es el precio 
  • Empezar a pagar las licencias del software antes de haber planificado el proyecto y disponer del equipo para realizarlo 
  • Abordar el proyecto únicamente desde un punto de vista tecnológico 

 

  

 

Al inicio del proyecto de implantación 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Definir los objetivos estratégicos  
  • Disponer de una red de cambio formal, compuesta por personas reconocidas dentro de la organización 
  • Implicar a las áreas de negocio 
  • Asegurarse la disponibilidad de los usuarios claves 
  • No liberar a los usuarios claves de sus tareas ordinarias para que puedan dedicarse al proyecto 
  • No comunicar a la organización en que consiste el proyecto 

  

 

Durante las sesiones de diseño 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Realizar sesiones por cada una de las funcionalidades que se van a implantar 
  • Realizar sesiones técnicas específicas para las integraciones y migración de datos 
  • Asegurarse que acuden las personas claves a cada sesión 
  • No aprovechar para repensar la funcionalidad intentando simplificarla 
  • No tener en cuenta la gestión del cambio 

  

 

Desarrollo y prototipos 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Tener sesiones de revisión de cada uno de los prototipos para cada una de las funcionalidades 
  • No abordar los problemas pensando que se solucionaran en el siguiente prototipo 
  • Ser agiles en la toma de decisiones cuando sea necesario modificar funcionalmente un proceso 
  • Esperar que los prototipos cumplan con el 100% de los requerimientos funcionales 
  • No enquistarse ni parar el proyecto porque no se soporte un porcentaje bajo de la funcionalidad 
  • No contar con los equipos de datos y migraciones 

  

 

Fase de pruebas 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Basar la ejecución de pruebas en escenarios y no en guiones predeterminados, permitiendo que los usuarios aprendan el sistema conforme lo prueban 
  • Asegurar que las personas encargadas de realizar las pruebas están formadas 
  • Empezar demasiado tarde las pruebas de integración con terceros sistemas y proveedores externos 
  • Entrar en pánico ante problemas que parecen bloqueantes o que afectan a muchos colectivos. En la mayoría de los casos son fáciles de resolver 

  

 

Despliegue 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Asegurar primero que funcionan bien los permisos y autorizaciones 
  • Establecer las políticas de actualización del entorno de producción 
  • Asegurar que se cumple el plan de comunicación y formación a todos los usuarios 
  • No tener una buena coordinación entre los equipos funcionales y técnicos 
  • Abrir a la vez la plataforma a toda la organización. Es preferible abrirla primero a los profesionales de RRHH para que vean que funciona bien y posteriormente a algún colectivo controlado 

  

 

Una vez en producción 

 

Actividades realizar 

Actividades no realizar 

  • Tener un equipo de mantenimiento bien dimensionado que pueda dar solución ágil a las incidencias que se produzcan  
  • Probar bien en el entorno de pruebas cualquiera nueva funcionalidad antes de pasarla a producción 
  • Asegurarse de implantar las nuevas funcionalidades que va liberando el fabricante del software 
  • Pensar que la aplicación no es algo vivo que tiene que evolucionar continuamente 
  • No repensarse continuamente los procesos con el objeto de simplificarlos 

  

 

 

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