Los tres pilares de un enfoque de implantación de software de RRHH

 

El verdadero desafío de la transformación digital (TD) es ser capaces de realizar el cambio cultural que supone. La tecnología se ha convertido en un comoditi, está disponible y accesible para la mayoría de las organizaciones lo complicado es ser capaces de cambiar la cultura que permita usar esa tecnología para simplificar y optimizar los procesos en toda la cadena de valor. 

 

No obstante, todo proceso de TD de la función de RRHH requiere de la utilización de la tecnología, de nada nos vale tener las mejores políticas y procesos de RRHH sino tenemos una tecnología que los soporte. Para ello el primer paso es seleccionar el mejor software para nuestra organización (os recomiendo que leáis el post “Seis dimensiones para seleccionar el mejor software de RRHH) una vez seleccionado el software el siguiente paso es su implantación. 

 

Muchos proyectos de implantación de software de RRHH fracasan y generalmente uno de los errores más comunes es abordarlo simplemente como un proyecto tecnológico. Para que un proyecto de implantación tenga éxito hay que realizarlo desde un enfoque basado en tres pilares: 

Funcional 

 

El objetivo principal es realizar una transformación digital de los procesos de RRHH utilizando como palanca la tecnología. Por ello la base es el rediseño y la simplificación de los procesos de RRHH para que posteriormente puedan ser soportados por el software seleccionado. 

 

En este punto siempre surge el dilema de que es primero, el huevo o la gallina. ¿Tienen que definirse unos procesos de RRHH de forma totalmente independientes a la tecnología o deben definirse unos procesos que sean soportados por la tecnología que se va a implantar?. 

 

Desde un punto de vista purista, se deberían definir los procesos únicamente con criterios funcionales, aquellos que mejor den solución a las necesidades y retos de la organización, con independencia de la tecnología que los soporte, pero en la práctica este enfoque nos llevaría directamente al fracaso ya que de nada nos sirve definir unos procesos perfectos si no se pueden implantar al no ser soportados por la tecnología de la que dispone la organización. 

 

La mejor forma de evitar esta situación es teniendo desde un principio una visión global y multidisciplinar del proyecto de TD, de tal forma que durante el proceso de selección de software de RRHH se tengan en cuenta los principales criterios funcionales, aquellos aspectos de los procesos de RRHH que la organización considera claves y no está dispuesta a renunciar a ellos. Y posteriormente durante la fase de implantación, se tenga en cuenta las funcionalidades soportadas por el software seleccionado a la hora de rediseñar los procesos de RRHH. 

 

Hay que tener en cuenta que un software de RRHH se va adaptar en un 90%-95% a las necesidades de la organización, pero siempre va haber un porcentaje que no se va a poder solucionar, por ello no tiene sentido poner el foco en ese 5%-10% ya que generara frustración, retrasos, sobre costes e incluso el fracaso del proyecto de TD.  

Técnico 

 

El proceso de TD de RRHH implica la implantación de un software por ello el componente técnico es importante, se requiere de un enfoque técnico que dé solución a las siguientes problemáticas: 

 

• Integraciones: un software de RRHH no puede considerarse como una isla dentro del ecosistema de aplicaciones de la organización, es necesario que se pueda integrar con el resto de aplicaciones, lo que permita aportar valor y generar una buena experiencia de usuario. 

 

Dentro del proyecto de implantación esta suele ser la parte más complicada y tediosa, ya que – con carácter general – la funcionalidad viene dada por el software de RRHH y lo que hay que hacer es adaptarla a las necesidades de la organización. Sin embargo, las integraciones hay que construirlas y conseguir que varias aplicaciones de fabricantes distintos e incluso tecnologías distintas se entiendan y sean capaces de trabajar conjuntamente proporcionando una excelente experiencia del empleado. 

 

Para conseguir este objetivo, hay que trabajar la estrategia de integración desde el principio, durante la fase de selección del software asegurando la compatibilidad de la solución elegida con el ecosistema de aplicaciones existentes. 

 

• Migración de datos: los datos son la clave para poder explotar los sistemas, cualquier sistema sin datos carece de valor. Por ello es fundamental en un proyecto de implantación contar con una estrategia de migración de datos. 
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  Es el momento adecuado para realizar una depuración de los datos en los sistemas origen que garantice la calidad en el sistema destino, una mala calidad de los datos puede llevarnos a realizar análisis erróneos y por ello tomar decisiones equivocadas. 
  
  
  Otro aspecto importante es definir un único origen de los datos para todos los sistemas, asegurando su integridad y coherencia en todos los sistemas que lo necesiten.  
  
  
   
• Seguridad: con las actuales aplicaciones en modalidad SaaS (Software as a Services) una parte muy importante de la seguridad reside en el fabricante del software ya que lo que contratamos es el uso de la aplicación que reside en sus servidores. 
  
  
  Desde el punto de vista del proyecto de implantación, debemos poner el foco en dos aspectos:  

• La posibilidad de crear los roles y usuarios que permitan segmentar la información y los procesos según las necesidades de la organización. 
• La posibilidad de acceder a la aplicación por Single Sign On (SSO), es decir, que cuando una persona esté conectada a la red de la organización, no tenga que volver a conectarse con contraseña y usuario a la aplicación de RRHH. 

Gestión del cambio 

 

El enfoque de la gestión del cambio tiene que centrarse en facilitar la adopción de la nueva aplicación apoyando la interiorización de los nuevos procesos y procedimientos. 

 

Una metodología de gestión del cambio debe de contemplar: 

• Definir Propósito: hay que generar una visión compartida respecto a la transformación que se persigue con la implantación.  

• Gestionar impacto: hay que diseñar actuaciones específicas y dirigidas a cada uno de los colectivos afectados por la transformación. 

• Desarrollar capacidades: hay que trabajar desde el primer momento en asegurar que las personas estén preparadas para la implementación desde el punto de vista de la capacitación. 

• Consolidar el cambio: mantener medidas que faciliten la adopción una vez puesto en funcionamiento el nuevo software y medir la evolución de su adopción por las personas.