Como implantar con éxito un software de RRHH

La implantación de un software que nos ayude a la transformación digital de la función de RRHH es mucho mas que un proyecto técnico de adaptación de un software a las necesidades de la organización. Su origen debe de estar en el negocio en ayudar a alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. 

 

Os adjunto el ciclo de vida que en mi experiencia tiene un proyecto de este tipo, por supuesto tiene que ir acompañado de una gestión del cambio que permita el cambio cultura necesario para toda transformación digital. 

 

1.    Necesidad del negocio 

En el centro del proyecto tiene que estar el negocio: 

• Cual es la necesidad que se pretende cubrir, aunque puede haber varios objetivos, hay que identificar y aterrizar cuales son los principales, por ejemplo, disponer de información para la toma de decisiones, retener y desarrollar el talento de la organización, etc. 
• Tener definidos los procesos de RRHH a nivel funcional, esta definición no debe estar aterrizada al detalle, ya que se tendrá que adaptar al software seleccionado. Los distintos softwares contemplan las best pratices del mercado, pero es necesario que las organizaciones definan sus procesos y luego los adapten para que puedan ser soportados por el software seleccionado. 

 

2.    Selección del software 

Muchas organizaciones me preguntan, ¿Cuál es el mejor software de RRHH? Y mi respuesta es siempre la misma, depende de las necesidades que tengas en tu organización en base a una serie de dimensiones: 

• Estrategia: evalúa características que determinan el alineamiento del software con los objetivos estratégicos de la organización, de sistemas y de los RRHH. 
• Negocio: determina la capacidad de la solución para adaptarse a los requerimientos de cada uno de los procesos de RRHH más representativos, necesarios para dar respuesta a las necesidades del negocio. 
• Adecuación funcional: recoge las características funcionales propias de los softwares evaluados, importantes, ya que influyen mucho en la adecuación de los usuarios a las herramientas desde el punto de vista de “Adaptabilidad”, tales como la interfaz gráfica, si es multilenguaje, si contiene una gestión multicompañía y multimoneda, así como la flexibilidad en la determinación de roles y seguridad de accesos. 
• Adecuación técnica: determina, por una parte, las capacidades de la organización para asumir el análisis, diseño, desarrollo, despliegue y soporte de la solución, así como la capacidad de la solución para extender el margen de operaciones sin perder calidad, o bien manejar el crecimiento continuo de trabajo de manera fluida, o bien para estar preparado para hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos. 
• Reporting: determina la capacidad que el software tiene para la explotación de la información, en términos de velocidad, homogeneización, calidad, fiabilidad y minimización de tiempos y esfuerzos. 
• Otros: identifica si el software está integrado dentro del Portfolio de Aplicaciones de la organización y su grado de cohesión con aplicaciones productiva. 

 

3.    Proyecto de implantación 

Es la etapa de implantación y adaptación del software a las necesidades de la organización. Esta etapa es crucial para el éxito del proyecto y requiere de una participación importante de las personas claves de Recursos Humanos. 

 

Aunque existen diversas metodologías de implantación – algunas varían en función del software seleccionado – en general todo proyecto de implantación consta de las siguientes fases: 

• Diseño: el objetivo es documentar los requisitos en base a la definición de los procesos ya realizada. 
• Construcción: el objetivo es realizar iteraciones (se suele recomendar 3) de configuración y despliegue de los prototipos. 
• Pruebas: el objetivo de esta fase es la realización de las pruebas del software que se esta implantando y del resto de aplicaciones dentro del alcance del proyecto. 
• Despliegue: el objetivo es la preparación para la puesta en marcha del software implementado. 
• Soporte: esta fase incluye las tareas necesarias para proveer el soporte a los usuarios finales una vez que el software esta en producción. 

 

4.    Optimización 

Un software de RRHH no es algo estático que se implanta en un momento del tiempo y después simplemente se explota, sino que es necesario un proceso continuo de optimización que permita obtener los mejores resultados a partir de la experiencia de uso del mismo. 

El proceso de transformación digital es un proceso continuo en el tiempo, que se va retroalimentando de la propia experiencia y esta en continua evolución consiguiendo cada vez una mayor simplificación y automatización de los procesos. 

 

5.    Evolucionar el sistema 

Una de las principales ventajas de las soluciones en modalidad SaaS es su continua evolución por parte del fabricante del software, esta característica hay que tenerla en cuenta a la hora de seleccionar el software. 

 

De forma periódica – generalmente entre dos y cuatro veces al año – los fabricantes del software ponen a disposición de los clientes nuevas versiones con nueva funcionalidad. Es clave analizar las nuevas funcionalidades, determinar aquellas que son útiles para el negocio e implantarlas evitando la obsolescencia del software.